Privacybeleid

Wie we zijn

Uitgevoerd door: Stichting Pickleball Nederland (KvK 65753372), Bramzeil 16, 1319EW Almere.

Dit privacybeleid geldt voor de website (almerepickleball.nl), het ledenportaal en de clubapp van Almere Pickleball, een activiteit van Stichting Pickleball Nederland. Voor vragen over dit beleid of over je gegevens kun je terecht bij info@almerepickleball.nl.

Welke gegevens we verwerken

We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om de club en haar activiteiten te organiseren:

Wanneer	Welke gegevens
Lidmaatschap & ledenportaal	Naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, niveau, geslacht, wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
Speelavonden & toernooien	Aan-/afmeldingen, toernooi-inschrijvingen, wedstrijdresultaten en rating
Abonnementen & betalingen	Gekozen abonnementsvorm, betaalstatus. Betaalgegevens (bijv. je iDEAL-bank) worden rechtstreeks door Mollie verwerkt — wij zien of ontvangen nooit je bankgegevens of kaartnummer.
Baan huren (niet-leden)	Naam, e-mailadres, telefoonnummer — uitsluitend voor het verwerken van de boeking en het versturen van je ticket
Jeugdleden onder de 18	Zie de aparte paragraaf "Jeugdleden en ouderlijke toestemming" hieronder
Foto's en video's	Beeldmateriaal van clubactiviteiten voor website en social media. Zie de paragraaf "Foto's en video's" hieronder
Gezondheidsgegevens (vrijwillig)	Alleen als je dit zelf met ons deelt: relevante medische aandoeningen voor noodsituaties. Zie de paragraaf "Gezondheidsgegevens" hieronder

Waarom we deze gegevens gebruiken

• Om je lidmaatschap, speelavond-aanmeldingen en toernooi-inschrijvingen te kunnen regelen.
• Om betalingen (lidmaatschap, inschrijfgeld, baanverhuur) te kunnen verwerken.
• Om je een bevestiging of ticket per e-mail te kunnen sturen.
• Om je, als je daarvoor kiest, een betaalherinnering te sturen.
• Om de clubranglijst en speelstatistieken bij te houden.
• Om, met jouw toestemming, foto's en video's van clubactiviteiten te plaatsen op onze website en social-mediakanalen.
• Om, uitsluitend als je dit zelf met ons deelt, trainers en aanwezigen voor te bereiden op een medische noodsituatie tijdens het sporten.

We gebruiken je gegevens nooit voor advertenties, en verkopen ze nooit door aan derden.

Jeugdleden en ouderlijke toestemming

Almere Pickleball verwelkomt ook jeugdleden. Voor leden die op het moment van inschrijving jonger zijn dan 18 jaar, is toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger vereist voordat we hun gegevens verwerken.

Bij inschrijving vragen we de naam en het e-mailadres van een ouder/voogd. Deze ontvangt direct automatisch een e-mail met een persoonlijke bevestigingslink. Door op die link te klikken, bevestigt de ouder/voogd dat hij of zij toestemming geeft; dit wordt vastgelegd met datum en tijdstip. Tot die bevestiging is ontvangen, kan het jeugdlid nog niet deelnemen aan speelavonden of toernooien. Reageert de ouder/voogd niet binnen 14 dagen, dan kan de link opnieuw worden verstuurd, of bevestigt het bestuur de toestemming handmatig nadat deze op een andere manier (bijv. e-mail of ondertekend formulier) is ontvangen.

Een ouder of verzorger kan eerder gegeven toestemming op elk moment intrekken door contact op te nemen via info@almerepickleball.nl; we verwijderen de gegevens van het jeugdlid dan zo snel mogelijk, tenzij we bepaalde gegevens wettelijk verplicht langer moeten bewaren (zie "Bewaartermijn").

Foto's en video's

Tijdens speelavonden, toernooien en andere clubactiviteiten maken we soms foto's en video's, die we gebruiken op onze website en social-mediakanalen. Dit doen we op basis van jouw toestemming. Wil je liever niet gefotografeerd of gefilmd worden, of wil je dat een bestaande foto van jou wordt verwijderd? Laat het ons weten via info@almerepickleball.nl — we houden daar bij toekomstige opnames rekening mee en verwijderen bestaand beeldmateriaal zo snel mogelijk van onze kanalen.

Zie je een profielfoto of andere geüploade afbeelding op onze website of in de app die ongepast is of waarvan je rechthebbende bent en die verwijderd moet worden? Meld dit via info@almerepickleball.nl — we behandelen elk verzoek en verwijderen de afbeelding zo snel mogelijk na beoordeling.

Gezondheidsgegevens

Sommige leden delen vrijwillig met ons welke medische aandoening ze hebben — bijvoorbeeld diabetes of een hartaandoening — zodat trainers en aanwezigen bij een noodsituatie (zoals een hypo/hyper of een hartstilstand) weten hoe te handelen. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG. We vragen hiervoor jouw uitdrukkelijke, aparte toestemming; delen is nooit verplicht en gebeurt alleen als je dit zelf initieert.

Toegang tot deze gegevens is beperkt tot bestuursleden en de trainers/begeleiders die aanwezig zijn bij de activiteit. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken en de gegevens laten verwijderen via info@almerepickleball.nl.

Met wie we gegevens delen

Voor het draaien van de club maken we gebruik van een beperkt aantal dienstverleners:

• Supabase — hosting van onze database en inlogsysteem, gehost binnen de EU. Zie het privacybeleid van Supabase.
• Mollie — verwerking van iDEAL/creditcard-betalingen. Zie het privacybeleid van Mollie.
• mijndomein.nl — verzenden van bevestigings-, ticket- en toestemmingsmails (waaronder de automatische bevestigingsmail aan ouders/voogden van jeugdleden onder de 18).

Deze partijen mogen je gegevens uitsluitend gebruiken om deze diensten aan ons te leveren. Al onze gegevens worden verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Unie; er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EU plaats.

Bewaartermijn

We hanteren twee verschillende bewaartermijnen, afhankelijk van het type gegeven:

• Ledengegevens (naam, contactgegevens, niveau, speelhistorie): we bewaren deze zolang je lid bent, en tot maximaal 2 jaar daarna, zodat je bijvoorbeeld makkelijk opnieuw lid kunt worden of we een geschil kunnen oplossen.
• Financiële en betaalgerelateerde gegevens (contributiebetalingen, facturen, inschrijfgelden): deze bewaren we conform de wettelijke fiscale bewaarplicht 7 jaar, ongeacht of je nog lid bent. Deze termijn is wettelijk verplicht en kan niet op verzoek worden verkort.
• Baan huren (niet-leden): boekingsgegevens van een eenmalige baanverhuur bewaren we tot 1 jaar na de boekingsdatum, met uitzondering van de betaalgegevens die onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar vallen.
• Foto's en video's: bewaren we zolang ze relevant zijn voor de website/social media, of totdat je bezwaar maakt tegen het gebruik ervan.
• Gezondheidsgegevens: bewaren we uitsluitend zolang je lid bent, en verwijderen we direct als je je toestemming intrekt.

Wil je dat we niet-verplichte gegevens eerder verwijderen? Mail ons, dan regelen we dat.

Beveiliging

Al het verkeer met onze website, het ledenportaal en de app verloopt via een beveiligde (HTTPS/TLS-)verbinding. Wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen. Toegang tot ledengegevens is beperkt tot bestuursleden met een beheerdersaccount, en uitsluitend voor clubdoeleinden.

Cookies & lokale opslag

Onze website plaatst geen tracking- of advertentiecookies en gebruikt geen webanalyse-diensten zoals Google Analytics — er worden in het geheel geen HTTP-cookies gebruikt. Wel bewaren sommige pagina's kleine, technische voorkeuren in de lokale opslag (localStorage) van je browser:

• Inlog-token (ledenportaal) — zodat je niet bij elk bezoek opnieuw hoeft in te loggen. Verlaat nooit je apparaat, behalve richting onze eigen database om je identiteit te controleren.
• Thema- en taalvoorkeur (licht/donker, gekozen taal).
• Lokaal verborgen items — welke nieuwsberichten, leden ("niet samen spelen") of landelijke toernooien je zelf hebt weggeswipet of verborgen. Dit is puur een schermvoorkeur op jouw eigen apparaat en wordt nergens in onze database opgeslagen.
• Toegangsbevestiging op de landingspagina — dat je de toegangscode correct hebt ingevoerd, zodat je niet bij elk bezoek opnieuw hoeft te bevestigen.

Voor het laden van lettertypen gebruiken we Google Fonts; dit betreft alleen het ophalen van statische lettertypebestanden en plaatst geen cookies. Het ledenportaal en de app bewaren daarnaast alleen een technisch noodzakelijk inlog-token op je toestel.

Jouw rechten

Onder de AVG (GDPR) heb je het recht om:

• Inzage te krijgen in de gegevens die we van je hebben.
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Je gegevens te laten verwijderen ("recht op vergetelheid"), met inachtneming van de wettelijke bewaarplicht voor financiële gegevens (zie "Bewaartermijn").
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder het gebruik van foto's en video's.
• Toestemming voor het delen van gezondheidsgegevens op elk moment in te trekken.
• Als ouder/verzorger van een jeugdlid: eerder gegeven toestemming in te trekken.
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Mail info@almerepickleball.nl — we reageren binnen 4 weken.